Facturas: editar y corregir

Trabajar la factura

Generar la factura no la congela: mientras no esté pagada y cerrada, se puede trabajar para que salga exactamente como debe. El detalle muestra el cliente, el documento origen de la operación, las líneas, notas y los documentos de respaldo.

Agregar cargos del catálogo

Se pueden sumar cargos a la factura, siempre desde el catálogo de servicios — nunca texto libre. Se busca el servicio, se indica cantidad y la tarifa sale del rate card del cliente o del catálogo.

Editar cantidad o tarifa de una línea

La cantidad y la tarifa de una línea se pueden corregir directamente. Cada edición queda auditada: quién cambió qué, cuándo y el valor anterior.

Eliminar líneas: anular o regresar

Al quitar una línea el sistema pregunta qué hacer con el cargo:

• ANULAR — el cargo muere: no se volverá a facturar jamás.
• REGRESAR a pendientes — el cargo vuelve al pool "Por facturar" y saldrá en una factura futura (refacturable).

Anular o borrar la factura completa

Dos salidas distintas para una factura equivocada:

• ANULAR (void) — la factura queda anulada pero su folio se conserva en el consecutivo; los cargos regresan al pool para refacturarse. Es el camino correcto para correcciones formales.
• BORRAR — la factura desaparece definitivamente. Se usa solo para limpieza (pruebas, generaciones accidentales).

Pagos y saldos

Sobre cada factura se registran los pagos recibidos; el sistema lleva el saldo pendiente y el estatus de pago (pagada, parcial, vencida), visibles en la lista de facturas con los totales por cliente.

Exportar a QuickBooks

Las facturas se exportan a QuickBooks para la contabilidad. Si después de exportar corriges la factura, el sistema la re-exporta corregida — no hay que capturar el cambio dos veces.

Preguntas frecuentes

¿Puedo agregar un cargo de texto libre?

No. Todo cargo sale del catálogo de servicios: así los precios, las bases tarifarias y los reportes se mantienen consistentes. Si falta un concepto, se agrega primero al catálogo.

¿Cuál es la diferencia entre anular y borrar?

Anular conserva el folio y la traza (y regresa los cargos al pool); borrar elimina la factura definitivamente. Ante la duda, anula: borrar es solo para limpieza.

¿Qué pasa si edito una factura ya exportada a QuickBooks?

La factura se marca para re-exportación y la siguiente exportación la envía corregida a QuickBooks.

¿Cómo entrego la factura al cliente?

Desde el detalle se descarga el PDF de la factura, con las líneas, notas y los documentos de respaldo de la operación.